Zarządzanie projektami jest integralną częścią życia każdej firmy. Niezależnie czy działamy w niewielkim przedsiębiorstwie, czy prowadzimy ogromną korporację. Zarządzanie projektami jest bardzo szeroką dziedziną, która wymaga odpowiedniego przygotowania. Jeśli chcemy aby nasze działania były efektywne warto zainwestować w szkolenia menedżerskie, które pomogą nabyć odpowiednią wiedzę oraz pokażą jak wykorzystać ją w teorii.

Zarządzanie projektami – szkolenie, jakiego potrzebujesz.

Zarządzanie projektami jest konieczną umiejętnością w każdym zespole, który ma do wykonania bardziej lub mniej złożone zadanie. Jeżeli chcemy, żeby zlecenie, które otrzymaliśmy, zostało zrealizowane w rzetelny sposób oraz zmieściło się w wyznaczonych terminach, to musimy znać narzędzia, dzięki którym sobie z nim poradzimy. Tylko w ten sposób będziemy w stanie spełnić wszystkie standardy, które zostały nam wyznaczone.

Menedżerowie, kierownicy, liderzy, którzy kierują zespołami ludzi, muszą sprawnie poruszać się wśród wielu zadań. W natłoku obowiązków nie ma czasu na pomyłki i zbyt długie rozmyślanie nad kolejnym krokiem. W przeciwnym razie pojawi się chaos, który doprowadzi do opóźnień, zmniejszy motywację pracowników i podniesie poziom stresu. Aby temu zapobiec warto skorzystać z dedykowanych szkoleń które, pozwolą poznać i zrozumieć techniki ułatwiające przyszłą pracę. Dobry menedżer powinien wiedzieć, jak delegować zadania, kierować pracą, żeby ta przebiegała sprawnie i bez zbędnych komplikacji.

Czym tak naprawdę jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami jest pojęciem tak często używanym, że czasami można zapomnieć, czego tak właściwie dotyczy. Najprostsze rozumienie tego terminu to po prostu zarządzanie zespołem i organizacja pracy, dzięki której zrealizujemy dany projekt. Chociaż brzmi to całkiem banalnie, to w praktyce wymaga skorzystania z pomocy wielu narzędzi i opanowania trudnych (na pierwszy rzut oka) umiejętności takich jak: delegowanie zadań, nadzorowanie projektu oraz sprawna komunikacja w zespole.

Wydaje się że wcale nie jest to takie trudne, jednak bardzo często w dużych firmach liczy się efektywność i wynik który przekłada się na sukces firmy. Każdy doświadczony menedżer na pewno poradzi sobie z doprowadzeniem do końca większości projektów jednak czy na pewno czy zrobi to efektywnie ? Znajomość nowoczesnych technik i aktualizacja wiedzy poprzez szkolenia z zakresu zarządzania projektami na pewno pomogą osiągać planowany efekt i ułatwi proces realizowanych zadań.

Podstawowe metody zarządzania projektami

Aby stanąć na czele zespołu i efektywnie zarządzać projektami warto zapoznać się z podstawowymi metodami zarządzania i poznać kompetencje które musimy rozwijać. Osoba kierująca zespołem odpowiada za dany projekt dlatego warto aby doskonaliła się z technik, które mogą ułatwić osiąganie celu.

Możemy wyróżnić trzy podstawowe metody, za pomocą których zarządzanie projektami jest możliwie, a które powinien znać każdy początkujący project menedżer.

1. Prince 2 – metoda kładzie duży nacisk na dokładne wyznaczenie celów i zadań. Wszystkie czynności wykonywane w czasie projektu muszą być dokładnie opisane i udokumentowane. Każdy etap skrupulatnie monitorujemy i korygujemy wszelkie odchyły od naszych standardów. Zaletą jest duża przejrzystość całego przedsięwzięcia. Natomiast wadą jest to, że zabiera to dużo czasu, co w przypadku małych projektów jest po prostu nieefektywne.
2. Scrum – ten sposób polega na podzieleniu projektu na mniejsze zadania. Wyznacza się krótkie, jasno sprecyzowane cele. Na końcu każdego etapu sprawdza się jakość wykonanej pracy. Jest to metoda, która minimalizuje formalności i przyspiesza cały proces. Jest prosta i skuteczna. Najlepiej ją stosować do tych projektów, które charakteryzują się niskimi stopniem ryzyka.
3. AgilePM – główną zaletą tej metody jest to, że wyznacza termin, koszty i standard już na samym początku projektu. Dzięki temu można zmniejszyć straty do minimum. Zazwyczaj jest stosowana jako uzupełnienie metody Prince 2.

Jednak, żeby wprowadzić którąś z tych metod w życie, osoby, które są odpowiedzialne za projekt, muszą mieć pewne kompetencje:

1. Komunikacja – to absolutna podstawa każdego projektu. Tylko sprawna wymiana informacji zagwarantuje, że każdy członek zespołu będzie widział, co ma jeszcze do zrobienia. Dzięki temu zadania nie będą się dublowały. Niezbędna do tego jest umiejętność słuchania oraz mądre udzielanie odpowiedzi.
2. Profesjonalizm – szkolenie powinno wyrobić w menedżerze nastawienie na branie odpowiedzialności za projekt oraz jego uczciwe i rzetelne realizowanie. To postawa, która nie zadowala się niską jakością. Dzięki swojemu zaangażowaniu kierownik doprowadza do osiągnięcia wszystkim postawionych przed nim standardów.
3. Umiejętności poznawcze – tylko właściwe rozpoznanie, co należy w danym momencie zrobić z projektami, zapewni sukces przedsięwzięcia. Kierownik musi wiedzieć, kiedy wyniki nie są tak dobre, jak mogłyby być. Powinien w takiej sytuacji szybko reagować, znaleźć źródło problemu i je zlikwidować. Dzięki temu prace nie stoją w miejscu.
4. Kierowanie – chodzi o to, żeby menedżer był w stanie zorganizować prawidłowo pracę. Podzielić zadanie na mniejsze czynności i zlecić je konkretnym osobom. Musi też być spójny, w tym co robi i mówi. Tylko kierownik, który sam wykonuje wszystko w według własnych instrukcji, zdobędzie niezbędny autorytet.

Czy warto skorzystać ze szkolenia z zarządzania projektami?

Profesjonalne szkolenie nie tylko nauczy odpowiednich metod zarządzania projektami, ale pokaże, jak sprawnie je łączyć. W praktyce okazuje się, że daną technikę trzeba dostosować do aktualnego projektu, a nie projekt do techniki. Odpowiedni przygotowanie pomoże uniknąć stresu oraz niepowodzenia. Podstawy zarządzania projektami przydadzą się również osobom, które są uczestnikami danego projektu.