Efektywne zarządzanie czasem, czyli jak utrzymać koncentrację w pracy zdalnej?

Utrzymanie koncentracji w trakcie pracy zdalnej oraz unikanie wszelkich rozpraszaczy wymaga efektywnego zarządzania czasem. Należy dostrzec inne sposoby i techniki w jaki planujemy, nasze nawyki i przyzwyczajenia.
Zastanawiasz się, jak stworzyć swoją przestrzeń do pracy w domu? Efektywne zarządzanie czasem podczas home office? Oto trzy podstawowe zasady i dwie metody przydatne w pracy zdalnej. Zastosuj! Pracuj z domu zadaniowo i efektywnie.

Zasada nr 1 – zachowaj odpowiedni rytm dnia, co wpłynie na komfort pracy

Pracując z biura każdy z nas ma swój rytm dnia – śniadanie, poranne przygotowania i do pracy. Z perspektywy home office nie pracuj pięć dni z rzędu w piżamach, ponieważ po kilku dniach poczujesz poirytowanie. Praca w domu wymaga dużej samodyscypliny, unikaj prokrastynacji. Nie zapominajmy o krótkich przerwach w trakcie pracy stacjonarnej – odpoczynek, przewietrzenie pomieszczenia lub wyjście na spacer z psem. Praca z domu nie będzie efektywna, gdy Twój organizm będzie przemęczony.

By przez długi czas pracować efektywnie musisz robić przerwy… krótkie przerwy poprawiają koncentrację i pozwalają nam spojrzeć na problem z innej perspektywy. Poprawiają również zapamiętywanie. Wskazówka – zastosuj technikę pomodoro. Co to takiego?

Technika Pomodoro – urozmaić swój dzień dzieląc go na 25-minutowe sekcje – tzw. pomodori i krótkie 5 minutowe czasy przerw. Ta technika pomaga uporać się z rozpraszaczami! Odłożysz telefon, maile i maksymalnie skupisz się na pracy aż do czekającej za 25 minut przerwy.

Zasada nr 2 – gdy Twoje krzesło w domu jest mniej wygodne od fotela biurowego

Stwórz w domu, w miarę możliwości idealne warunki do pracy. Zaadaptuj prowizoryczne biuro. Podstawą jest praca przy stole, które zastąpi biurko. Jeżeli nie przebywasz w domu sam, to pamiętaj żeby odizolować się od hałasów. Przydadzą się słuchawki, by uniknąć rozpraszaczy.

Zasad nr 3 – kontroluj czas pracy i przygotuj listę zadań

Nie ma sensu pracować cały dzień, z poczuciem, że w między czasie zostały odhaczone obowiązki domowe. Tego typu krótkie i odrywające od pracy zawodowej przerwy zaburzą nam rytm dnia. Efektywne zarządzanie czasem to przede wszystkim ustalenie zadań i konsekwencja w ich realizowaniu. Podstawowym celem nie jest robić coraz więcej i szybciej. Kluczowe jest staranne określanie priorytetów i robienie rzeczy istotnych.

Technika  Pareto – jedynie 20% tego co robisz ma znaczenie, bowiem odpowiada za około 80% osiąganych przez nas rezultatów! Skoncentruj się na tym, co przyniesie Tobie i firmie największe korzyści. Określenie priorytetów to zdefiniowanie tych 20% zadań przynoszących największe profity.

W trakcie codziennych obowiązków zastosuj prostą metodę planowania czasu –  metoda TRZOS? Co to takiego? To metoda organizacji czasu pracy – pomocna w zarządzaniu czasem i planowaniu dnia lub tygodnia, radzenie sobie z zadaniami i realizacja ich w konkretnym czasie.

  • T – Terminy zadań (do spisania) – wypisz wszystkie zadania i ustal, do kiedy je zrealizujesz;
  • – Ramy czasowe (do określenia) – wyznacz, ile czasu zajmie Ci realizacja poszczególnych zadań;
  • Z – Zaplanowanie rezerw czasu – uwzględnij czas na odpoczynek i nieplanowane czynności;
  • O – Ograniczenie innych działań – ustal priorytety i skup się na jednym, najważniejszym zadaniu w danym momencie;
  • S – Skontrolowanie rezultatów – weryfikuj swoje postępy, modyfikuj swój plan i ulepszaj techniki zarządzania czasem.

Stosuj tę metodę, kiedy chcesz i potrzebujesz! W szybki sposób zaplanujesz swój dzień i przejdziesz od razu do działania.

Każda branża ma swoją specyfikę i techniki pozwalające efektowniej wykonywać pewne zadania. Istnieje wiele narządzi i technik pomocnych w zaplanowaniu zadań i zarządzaniu czasem. Warto zastanowić się również nad udziałem w szkoleniu z Efektywne zarządzanie czasem. W Green Business Center organizowane są warsztaty w formie stacjonarnej i online – możliwość zidentyfikowania swoich mocnych i słabych stron w zakresie planowania, by zwiększyć własną efektywność biznesową.