REGULAMIN WSPÓŁPRACY

GREEN BUSINESS CENTER AGATA NOWICKA EDYTA KWIATKOWSKA S.C.

§ 1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejsze zapisy określają zasady świadczenia usług biznesowych w zakresie kompleksowej organizacji szkoleń, warsztatów, konferencji i innych wydarzeń o charakterze biznesowym oraz doradztwo przy projektach marketingowych przez firmę Green Business Center Agata Nowicka Edyta Kwiatkowska S.C.(zwanym w dalszej części GBC) dla podmiotów dokonujących rezerwacji sali/sal warsztatowych wraz z kompleksową obsługą, współpracy przy zewnętrznych wydarzeniach oraz korzystających z pozostałych usług firmy (zwanych dalej Organizatorem).
  2. GBC mieści się w budynku usługowo-biurowym zlokalizowanym przy ul. Leszno 12, 01-192 Warszawa (dzielnica Wola).
  3. GBC świadczy usługi według zapisów określonych w niniejszych zasadach.

 

§ 2.

ZASADY WSPÓŁPRACY

  1. Wynajem sal/sali warsztatowych wraz z kompleksową obsługą w celu zorganizowania konferencji, spotkania, szkolenia, warsztatów lub innych wydarzeń biznesowych, ustalanych indywidualnie z GBC.
  2. GBC dysponuje salami warsztatowymi oraz świadczy kompleksową obsługę w trakcie realizacji zamówienia, ustalanego indywidualnie z Organizatorem.
  3. GBC świadczy dodatkowe usługi biznesowe m.in. serwis contentowy oraz kompleksowo doradztwo przy projektach szkoleniowych, konferencyjnych, warsztatowych i marketingowych.
  4. Rezerwacji dokonuje się poprzez przesłanie drogą e-mailową podpisanego zamówienia przygotowanego przez GBC.
  5. Ceny podane w każdej ofercie są cenami netto i należy doliczyć do nich podatek VAT w wysokości 23 %.

 

§ 3.

OBOWIĄZKI ORGANIZATORA I UCZESTNIKÓW WYDARZEŃ

  1. Organizator obowiązany jest do korzystania z pomieszczeń zgodnie z przeznaczeniem.
  2. Organizator zobowiązany jest do przestrzegania ogólnych przepisów BHP, przeciw pożarowych oraz norm sanitarnych w czasie korzystania z przestrzeni warsztatowych, obowiązek dotyczy również osób przebywających w danej sali.
    W salach oraz innych pomieszczeniach udostępnianych przez firmę GBC obowiązuje całkowity zakaz palenia oraz spożywania alkoholu. 
  3. Organizator jest zobowiązany do dbałości o wyposażenie wynajętej sali i powierzchni wspólnych; usunięcia wszelkich materiałów szkoleniowych i promocyjno-informacyjnych i innych po zakończeniu spotkania/wydarzenia;. GBC nie bierze odpowiedzialności za wszelkie rzeczy pozostawione przez Organizatora lub uczestników na sali warsztatowej. Organizator ponosi odpowiedzialność wobec GBC za wszelkie szkody i straty wynikające z niewłaściwego użytkowania sal warsztatowych, także związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora.

 

§ 4.

REZERWACJA

  1. Rezerwacje mają status ‘wstępna’ i ‘gwarantowana’:
  2. Rezerwacja o statusie ‘wstępna’ – rezerwacja sali warsztatowej potwierdzona poprzez przesłanie przez Organizatora podpisanego zamówienia.
  3. Rezerwacja o statusie ‘gwarantowana’ – rezerwacja sali warsztatowej potwierdzona poprzez przesłanie przez Organizatora podpisanego zamówienia wraz z wpłatą zaliczki w wysokości 30% wartości zamówienia, na podstawie wystawionej faktury zaliczkowej..
  4. Rezerwacja o statusie ‘gwarantowana’ oznacza że Organizator ma zapewnioną salę wraz z kompleksową obsługą i/lub zapewnione dodatkowe usługi świadczone przez GBC, zgodnie z przesłanym zamówieniem, co dla GBC oznacza, że od innego Klienta na ten sam termin/salę nie przyjmuje zlecenia.   
    1. Bez kosztowe anulowanie zamówienia jest możliwe do 10 dni kalendarzowych przed realizacją zlecenia. Wpłacona zaliczka jest wtedy zwracana.
    2. Brak informacji o nieobecności lub rezygnacja z zamówienia w terminie krótszym niż 10 dni kalendarzowych przed planowanym terminem realizacji zamówienia powoduje powstanie zobowiązania pokrycia przez Zamawiającego 100% kosztów zarezerwowanych usług. Jakiekolwiek odstępstwa od tych zasad wymagają wcześniejszych ustaleń z GBC.
  5. Pozostała kwota do uregulowania płatności następuje po realizacji zamówienia w terminie 7 dni kalendarzowych i/lub innym ustalonym indywidualnie z Organizatorem, na podstawie wystawionej faktury vat.

 

§ 5.

REALIZACJA USŁUG

  1. Zamówienie usług następuje poprzez kontakt z firmą GBC: formularz kontaktowy na stronie www.greenbusinesscenter.pl  i/lub poprzez kontakt telefoniczny, e-mailowy, przy czym każdorazowo konieczne jest odesłanie drogą e-mailową podpisanego zamówienia przygotowanego przez GBC.
  2. Rezerwacja każdorazowo jest potwierdzana przez GBC drogą e-mailową. Dodatkowo każdorazowo ustalane są indywidualne potrzeby i oczekiwania Klienta, w celu zapewnienia kompleksowej i profesjonalnej obsługi w trakcie realizacji zlecenia.
  3. Ostateczna rezerwacja usług w firmie GBC oznacza, iż została zawarta umowa cywilno-prawna na wykonanie usługi o wartości określonej w zamówieniu i wynikającej z charakteru zamówionej usługi (ilości godzin, dni, rodzaju sali, rodzaju i ilości dodatkowych usług). Dotyczy to każdego zamówienia, bez względu na termin złożenia.
  4. Każda zmiana w rezerwacji wstępnej i gwarantowanej dokonywana jest drogą e-mailową i ma charakter aneksu do zamówienia, który nabiera mocy prawnej, gdy obydwie strony wyrażą zgodę na dokonanie zmiany. 
  5. Faktura VAT wystawiana jest w dniu realizacji planowanego zlecenia; termin płatności określony jest na 7 dni kalendarzowych od daty wystawienia. Płatności za fakturę Organizator dokonuje przelewem bankowym na podany na fakturze nr rachunku bankowego.
    Jeśli Organizator dokonuje rezerwacji na określoną ilość godzin/dni, zobowiązany zostaje do uiszczenia opłaty za cały czas rezerwacji, niezależnie od tego, czy rzeczywiście w pełni ten czas wykorzystał. 
  6. Rezerwujemy sobie prawo do nie udzielenia zgody na przedłużenie korzystania z sali warsztatowej jeśli nie zostało to przewidziane podczas dokonywania rezerwacji. W szczególnych przypadkach po uzgodnieniach indywidulnych z GBC istnieję możliwość przedłużenia czasu korzystania z sali warsztatowej, taka sytuacja wiąże się z dodatkowym kosztem (szczegóły w zamówieniu).
  7. Organizator zlecający przygotowanie kompleksowej organizacji spotkania o charakterze biznesowym zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich szkód spowodowanych podczas korzystania udostępnionych przestrzeni oferowanych przez firmę Green Business Center. 
  8. Sale udostępniamy bezpłatnie na 40 minut przez godziną rozpoczęcia wydarzenia. Zwrot użytkowanej przez zamawiającego sali powinien nastąpić w ciągu 30 minut od zakończenia użytkowania sali.

 

§ 6.

DODATKOWE INFORMACJĘ DLA ORGANIZATORÓW

  1. GBC bez wcześniejszych konsultacji z Organizatorem nie zmienia wielkości, wystroju/aranżacji czy charakteru dostosowanych do wydarzeń pomieszczeń lub dodatkowo zapewnionego serwisu, zgodnie z przesłanym formularzem zamówienia i/lub indywidualnymi ustaleniami.
  2. Zakres odpowiedzialności –  GBC nie przejmuje odpowiedzialności za błędy organizatorów zajęć, które odbywają się w trakcie realizacji zlecenia w GBC lub braku informacji ze strony Klientów, w przypadku podejmowania zmian w trakcie zlecenia. GBC służy pomocą i profesjonalną obsługą w sytuacjach nieprzewidzianych, starając się pomóc na miarę swoich możliwości. Przedstawiana Organizatorowi oferta zawiera szczegółowe informacje na temat świadczonych usług.

 

§ 7.

PRZEPISY KOŃCOWE

  1. Każdy z Organizatorów może swobodnie korzystać z sal warsztatowych przez siebie zamówionych, pod warunkiem, że nie narusza praw innych Organizatorów oraz nie podejmuje żadnych działań mogących naruszyć zasady współpracy z GBC.
  2. GBC zastrzega sobie prawo do wykorzystania logotypów firm, z którymi współpracowało tj. na stronie www firmy oraz materiałach ofertowych.
  3. Regulamin obowiązuje od 1 listopada 2018 r. do odwołania. Dokonując rezerwacji przestrzeni, korzystając z kompleksowych usług oferowanych przez GBC akceptują Państwo powyższy regulamin [ostatnia aktualizacja 18.01.2019r.].

 

§ 8.

POLITYKA PRYWATNOŚCI

I. Dane Administratora Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest firma GREEN BUSINESS CENTER AGATA NOWICKA EDYTA KWIATKOWSKA S.C., z siedzibą przy ul. Leszno 12, 01-192 Warszawa, posługująca się numerem NIP 5272873064 , reprezentowana przez Agatę Nowicką i Edytę Kwiatkowską. Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: biuro@gbc.waw.pl

II. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem działalności GBC przetwarza dane osobowe w następujący sposób:

W celu kompleksowej organizacji szkoleń, warsztatów, konferencji i innych wydarzeń, zgodnie z profilem działalności firmy. Przetwarza dane osobowe, jak: imię i nazwisko Organizatora, nazwa firmy, adres e-mail, telefon. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust 1 lit.b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności prowadzących do zawarcia umowy.

W celu wysyłania newslettera przetwarzane są dane osobowe: imię i nazwisko, e-mail. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. 7 RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes. W tym przypadku jest informowanie klientów o ofercie firmy.

W celu zamówienia sali warsztatowej i skorzystania z dodatkowych usług GBC, potwierdzenia zamówienia lub odwołania, przetwarzane są dane osobowe: numer telefonu, imię i nazwisko Organizatora, e-mail. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust 1 lit.b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy.

W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: imię i nazwisko, firma, adres zamieszkania lub adres siedziby, numer NIP. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa;

W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru klientów, którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, GBC przetwarza takie dane osobowe, jak: imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail. Przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności; Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.

W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzane są dane osobowe, jak: imię i nazwisko, e-mail, formularz zgłoszeniowy – na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.

W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do GBC przetwarzane są dane osobowe, jak: data i godzina odwiedzin strony, rodzaj systemu operacyjnego, rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony, czas spędzony na stronie, odwiedzone podstrony, podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem GBC jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej);

W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzane są takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies);

W celu administrowania stroną internetową przetwarzane są dane osobowe, jak: adres IP, data i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym. Dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do GBC. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem GBC jest administrowanie stroną internetową);

III. Prawo wycofania zgody

  1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili zgoda może zostać wycofana.
  2. W celu  wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych należy: wysłać e-mail bezpośrednio do GBC na adres biuro@gbc.waw.pl i/lub kliknąć w link usuwający adres e-mailowy z listy subskrybentów newslettera.
  3. Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Do czasu cofnięcia zgody GBC ma prawo przetwarzać Twoje dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

IV. Wymóg podania danych osobowych

  1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Państwa decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby możliwe było wykonanie usługi i aby spełnić oczekiwania w zakresie korzystania z usług.
  2. Aby zrealizować usługi świadczone przez GBC konieczne jest wypełnienie formularza kontaktu i podanie imienia i nazwiska, nazwy firmy, adresu e-mail, telefonu.
  3. W celu wystawienia faktury za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem imienia i nazwiska lub firmy, adresu zamieszkania lub adresu siedziby, numeru NIP.
  4. W celu  kontaktu telefonicznego  w sprawach związanych z realizacją usługi np. potwierdzeniem uzgodnień zamieszczonych w formularzu zamówienia konieczne jest podanie numeru telefonu.
  5. W przypadku wysyłki newslettera informacyjnego oferty GBC, konieczne jest podanie adresu e-mail.
  6. Odbiorcy danych osobowych. GBC w swojej działalności korzysta z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazywane są dane osobowe, wyłącznie jeżeli jest to związane z realizacją usług, zgodnie z formularzem zamówienia. Niemniej GBC zapewnia, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizuje bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.

V. Uprawnienia podmiotów danych

  1. Podmiot danych posiada prawo do dostępu do swoich danych osobowych; sprostowania danych osobowych; usunięcia danych osobowych; ograniczenia przetwarzania danych osobowych; sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych; przenoszenia danych osobowych.

VI. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, można wnosić skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII. Postanowienia końcowe

  1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki Prywatności GBC powiadamia drogą e-mail. Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.