Umiejętność zarządzania projektami, na czym polega, i jak ją rozwijać?

Współcześnie zauważyć można, iż konkurencja w przypadku wielu branż staje się coraz silniejsza. Aby zyskać miano lidera na rynku konieczne jest optymalizowanie swoich procesów, tak, aby zaspokajały potrzeby rzeczowe i zasoby ludzkie. Najważniejszą kwestią podczas budowania pozycji i zysku firmy jest dołożenie wszelkich starań, aby oferowane produkty i usługi cechowały się najwyższą jakością przy jednocześnie maksymalnym skróceniu czasu ich wytwarzania. Bardzo ważne jest więc wyposażenie przedsiębiorstwa w narzędzia, które pozwolą spełnić oczekiwania zarówno klientów i kontrahentów, jak i pracowników. W każdym projekcie oprócz realizatorów musi być także osoba nadzorująca prace i sprawdzająca ich jakość. To trudna rola, dlatego we współczesnym biznesie powstało takie pojęcie, jak umiejętność zarządzania projektami. Na czym ono polega i w jaki sposób można ją rozwijać?

Co to jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami można odnieść do wielowymiarowej funkcji, od której uzależnione jest powodzenie projektu lub innego, dowolnego przedsięwzięcia. Osoba, która zarządzać będzie danym projektem, jest z nim związana od początku do samego końca. Można stwierdzić, iż jest to niezwykle trudna funkcja, gdyż osoba nadzorująca pełni funkcję nie tylko koordynatora planu działania, ale także funkcję członka zespołu. Zarządzanie projektem wiąże się także z motywowaniem pracowników oraz wzmocnienie ich efektywności. Do powodzenia projektu ważna jest konsolidacja umiejętności, wiedzy i pracy wszystkich członków zespołu, aby efekt był w pełni satysfakcjonujący. Mogłoby się wydawać, iż taka funkcja przeznaczona jest dla przebojowych osób, które nie boją się wyzwań. To mylne przekonanie, gdyż umiejętności zarządzania projektem można się nauczyć. Podczas szkoleń osoby uczestniczące dowiadują się, jakimi umiejętnościami twardymi lider zespołu powinien dysponować, a jakich umiejętności miękkich może się nauczyć, aby pełnić tę funkcję.

Trzy procesy zarządzania projektem

Zarządzanie projektami składa się z trzech najważniejszych procesów, którymi powinni kierować się wszyscy członkowie zespołu. Oczywiście plan ten nadzorowany jest przez koordynatora, jednak każdy uczestnik powinien być zapoznany ze specyfiką owych procesów, pośród których wymienić można:

  • Proces planowania – Wysłuchanie i zrozumienie potrzeb klienta oraz przetworzenie informacji na realny plan działania, który posłuży jako podstawa projektu. Projekt powinien zawierać nie tylko konkretne czynności, ale także plan działania, oraz powinien uwzględniać kadrę osób, które najlepiej poradzą sobie z wykonaniem poszczególnych zadań. Zadania te mogą być jasno podzielone pomiędzy członków zespołu, jednak za niektóre, nieco większe zadania może odpowiadać większa liczba pracowników. Należy jednak zaznaczyć konkretne cele oraz wyznaczyć odpowiedzialność członków za konkretne czynności.
  • Proces realizacji – To najtrudniejszy proces dla osoby zarządzającej projektem. Powstaje tutaj wiele nieporozumień, trudności oraz przeszkód. W procesie tym nadzorowane są wszelkie czynności zespołu oraz określany jest poziom ich wydajności na podstawie analizy ilości wykonanej pracy względem czasu. W sytuacjach kryzysowych osoba zarządzająca projektem powinna uspokajać grupę oraz motywować do dalszej pracy tak, aby działania zmierzały w dobrą stronę. Ponadto konieczny jest także stały kontakt z klientem, będącym jednocześnie odbiorcą projektu.
  • Proces finalizacji – Etap końcowy, polegający na podsumowaniach, dopracowaniu wszystkich końcowych szczegółów projektu oraz oddanie go kontrahentowi.

Dlaczego zarządzanie projektami jest tak popularne?

Właściciele i osoby zarządzające firmami z różnych branż doskonale zdają sobie sprawę z dynamicznego wzrostu konkurencji, która utrudnia budowanie wizerunku oraz pozyskiwanie klientów, którzy także stawiają coraz większe wymagania, chcąc zyskać usługi najwyższej jakości. Brak osoby nadzorującej projekt powoduje chaos, przekładający się na atmosferę pracy i relacje między pracownikami. Taki nieład z pewnością nie przyczyni się do uzyskania oczekiwanych efektów, dlatego wyodrębnienie jednej osoby pozwala na minimalizację nieporozumień i trudności w tworzeniu projektu. Jeżeli liderem jest jedna osoba, która jasno zaznacza pracę pozostałych członków zespołu, weryfikuje ich efektywność oraz dba o dobrą atmosferę w grupie, projekt ma szansę zostać dobrze zrealizowany, co z kolei może przełożyć się na dalszą współpracę z danym klientem, zyski dla firmy i tworzenie solidnego jej wizerunku, a także na poszerzenie się sieci kolejnych kontrahentów.

Jak skutecznie zarządzać projektami?

Współczesny rynek pracy potrzebuje osób, które potrafią zarządzać projektami. Taka umiejętność ceniona jest w przypadku wielu branż. Zarządzanie projektem to czynność wymagająca umiejętności planowania, wiedzy technicznej oraz wielu umiejętności miękkich. Od takiego pracownika wymaga się określenia potrzeb i oczekiwań klienta, stworzenia planu działania, dobraniu odpowiedniej kadry, monitorowania projektu oraz oddanie efektu, który spełni wszystkie oczekiwania kontrahenta. Ponadto ważna jest tutaj także odpowiednia komunikacja, asertywność, kreatywność oraz wysokie poczucie odpowiedzialności. Czy można się nauczyć zarządzania projektem? Oczywiście, że tak, szkolenie może stanowić świetne przygotowanie do pracy jako koordynator zespołu lub może przyczynić się do wzbogacenia CV, zwłaszcza wśród młodych osób, od których już na początku drogi zawodowej wymaga się doświadczenia oraz wielu kompetencji. Udział w szkoleniu z zakresu zarządzania projektem w firmie może przyczynić się do awansu oraz wyższych zarobków. Co ciekawe, nawet nieśmiałe osoby mogą stać się niezwykle dobrymi fachowcami w tej branży. Zachęcamy więc do udziału w szkoleniach oraz pogłębianiu swoich kompetencji, które pozwolą na skuteczne zarządzanie projektami.