Wirtualny Asystent – 9 kroków, o których należy pamiętać podczas organizacji wydarzenia

Organizacja eventu, organizacja spotkań biznesowych, organizacja szkoleń wymaga umiejętności doskonałego zgrania wielu działań oraz ich koordynowania. Przy jego organizacji trzeba liczyć się z dużą ilością pracy i nerwów, aby uniknąć tego wszystkiego warto zapoznać się z usługami Wirtualnego Asystenta i powierzyć mu działania organizacyjne. Razem z Wirtualnym Asystentem ustalicie zakres prac, podpiszecie umowę wraz z klauzulą poufności i dostaniesz realne wsparcie bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. Jeśli chcesz zaplanować wydarzenie, które przyciągnie dużą grupę odbiorców i zostanie przez nich pozytywnie zapamiętane warto skupić się na poniższych krokach działania.

1.Cel wydarzenia i grupa odbiorców
Określ cel wydarzenia, który będzie decydował o jego formacie i scenariuszu oraz grupę odbiorców. Jakie mogą być to cele? Integracja pracowników, wzmocnienie ich motywacji poprzez planowanie wyjazdów służbowych, promowanie marki, nawiązywanie i pogłębienie relacji z Klientami, edukację w zakresie usług/produktów. Od celu wydarzenia zależy jaką formę powinien przybrać, natomiast od grupy odbiorców zależy scenariusz całego eventu.

2. Budżet wydarzenia
Ustalenie budżetu pomoże w określeniu wielkości wydarzenia oraz ilości jego odbiorców. Nawet z niewielkim budżetem można zaplanować ciekawe wydarzenie jeśli dobrze się je zaplanuje. Jeżeli budżet jest większy to wtedy event mogą uatrakcyjnić dodatkowe atrakcje np. koncert lub specjalistyczne pokazy.

3. Termin i miejsce wydarzenia
Przy ustalaniu terminu wydarzenia należy głównie wziąć pod uwagę grupę odbiorców. Należy także zorientować się czy w tym terminie nie odbywają się inne wydarzenia o podobnej tematyce. Miejsce wydarzenia powinno jak najlepiej wpisywać się w charakter eventu oraz być atrakcyjne pod względem lokalizacji. Im lepiej zlokalizowany jest obiekt tym większa szansa na zainteresowanie ze strony odbiorców wydarzenia. Należy pamiętać także o odpowiednim ustawieniu sali dostosowanym do tematu spotkania.

4. Program wydarzenia
Program wydarzenia powinien być szczegółowo zaplanowany oraz atrakcyjny dla odbiorców wydarzenia aby jak najbardziej zachęcał ich do wzięcia w nim udziału. Ważne jest aby program był zaplanowany minuta po minucie oraz aby wyróżniał się na tle spotkań o podobnej tematyce. Opcją, która może przyciągnąć większą uwagę jest zaproszenie gościa – osoby znanej, która może być autorytetem dla odbiorców spotkania.

5. Informacja o wydarzeniu
Podczas organizacji wydarzeń otwartych możemy skorzystać ze zbudowania strony/landing page eventu lub stworzenia wydarzenia w social mediach.  Powinny się tam znaleźć najważniejsze informacje  o wydarzeniu: program, forma rejestracji, informacje o opłatach. Jeżeli wydarzenie skierowane jest to zamkniętej grupy odbiorców należy odpowiednio wcześniej wysłać zaproszenie elektroniczne bądź drukowane. W zaproszeniu powinny być zamieszczone informacje o programie wydarzenia oraz o sposobie potwierdzania udziału w nim.

6. Promocja wydarzenia
Rodzaj działań promocyjnych zależy od grupy odbiorców wydarzenia. W przypadku wydarzeń otwartych warto zainwestować w reklamę na social media lub serwisach o tematyce związanej z wydarzeniem. W przypadku niektórych wydarzeń np. edukacyjnych lub charytatywnych warto pozyskać patronów medialnych. Jeżeli grupa uczestników wydarzenia jest zamknięta można postawić na wysyłanie przypomnień oraz wiadomości z materiałami contentowymi dotyczącymi wydarzenia.

7. Materiały dla uczestników
Warto zainwestować w broszury informacyjne z programem wydarzenia, sylwetkami prelegentów lub raporty branżowe, gadżety związane z tematyką spotkania.

8. Zadbaj o prawidłowy przebieg wydarzenia
Ustawienie i aranżacja sali, obsługa techniczna, rejestracja gości, catering – wszystko musi być szczegółowo zaplanowane. Pamiętaj, że w trakcie każdego wydarzenia mogą przytrafić się sytuacje kryzysowe na które musisz być przygotowany.

9. Po wydarzeniu
Wyślij podziękowania za udział w wydarzeniu. Wykorzystaj event do stworzenia contentu promującego działania i poszerzającego zasięgi organizatora.

 

Pamiętaj zorganizowanie udanego eventu wymaga szczegółowego zaplanowania, efektywnej organizacji czasu oraz przewidywania nieprzewidzianych sytuacji. Dlatego warto oddelegować część zadań Wirtualnemu Asystentowi i skupić się na działaniach pływających na rozwój Twojej firmy. Sprawdź usługi Wirtualnego Asystenta firmy Green Business Center i oddeleguj nam część swoich zadań. W ramach współpracy do wyboru mamy 3 pakiety: pakiet start, pakiet standard, pakiet premium lub pakiet indywidualny dostosowany do Twoich potrzeb. W ramach promowania organizowanego przez Ciebie wydarzenie i nie tylko zajmiemy się social mediami Twojej firmy. Tworzymy posty wraz z grafikami w ramach wybranego pakietu, moderujemy i odpowiadamy na komentarze, konfigurujemy dane na profilu. Zaplanujemy i stworzymy kampanię płatną na social media promującą Twoje usługi lub organizowane przez Ciebie wydarzenie.