Zarządzanie czasem – jak robić to lepiej?

Zarządzanie czasem jest jedną z podstawowych umiejętności odnoszących sukcesy menadżerów, specjalistów czy właścicieli firm. Niejedna osoba zastanawia się, jak oni to robią, że udaje im się wywiązywać na czas ze wszystkich obowiązków związanych z wykonywaną pracą, mieć czas dla rodziny, a także rozwijać swoje hobby. Oferowane przez nas, omawiające zarządzanie czasem szkolenie pomoże Ci nie tylko zrozumieć, jak to jest możliwe, ale również dostrzec, w jakich dziedzinach możesz wprowadzić udoskonalenia.

Zarządzanie czasem szkolenie – dla kogo?

Ze szkolenia szczególną korzyść odniosą osoby, których umiejętności w zakresie planowania i zarządzania czasem, zarówno swoim, jak i podwładnych, istotnie wpływa na wydajność i osiągane rezultaty. Do grupy tej, między innymi należą:

  • pracownicy zobowiązani do planowania zadań i czasu ich realizacji,
  • menadżerowie i osoby zarządzające zespołami,
  • właściciele firm i przedsiębiorstw,
  • prezesi i członkowie zarządów,
  • pracownicy działów związanych z planowaniem, wykonywaniem zadań w terminie oraz ich projektowaniem,
  • freelancerzy,
  • osoby wykonujące prace zdalne,
  • pracownicy mający problemy z terminowym wywiązywaniem się z obowiązków,
  • wszyscy, zainteresowani rozwojem osobistym.

Co daje takie szkolenie?

Dzięki lepszemu zarządzaniu czasem zadania realizowane zadania sprawiają większą satysfakcję – nie trzeba wykonywać ich w pośpiechu, nie wywołują również stresu, który budzi negatywne skojarzenia z pracą. Opanowanie takiej umiejętności pozwala również na podejmowanie bardziej odpowiedzialnych zadań i samodzielne planowanie swojego czasu pracy. Pozwala to na uzyskanie znaczącego wzrostu wydajności, co przekłada się na lepsze wyniki w pracy, możliwość awansu na lepiej płatne stanowisko czy szybszy rozwój przedsiębiorstwa. Skorzystanie z kursu pozwala również lepiej motywować siebie samego do wywiązywania się z planowanych obowiązków.

Intensywna praca umysłowa, nieodpowiednio rozplanowana, nie odbywa się ciągle z wysoką efektywnością, co w rezultacie doprowadza do spędzania znacznych ilości czasu na bezproduktywnych zajęciach, nieprzynoszących zbyt wielu zysków. Wdrożenie odpowiednich technik w zakresie organizacji takiej pracy pozwala na spędzanie w niej mniej czasu, który będzie optymalniej wykorzystany.

Sprawniejsze zarządzanie czasem przekłada się na większą ilość czasu wolnego, do tej pory wypełnianego przez przeciągające się obowiązki. Uwolnione zasoby czasu można przeznaczyć na umacnianie więzi rodzinnych, co bezpośrednio przekłada się na lepsze samopoczucie i ocenę własnej wartości. Jest to bardzo ważne zarówno dla osób zajmujących się zarządzaniem, ale również podnosi wydajność zatrudnianych pracowników, dlatego jest to inwestycja znacząco wpływająca na kondycję firmy.

Zarządzanie czasem szkolenie – dlaczego warto?

Nie jest to kolejne, nudne szkolenie, na które chętnie wysyła się pracowników, licząc, że się czegoś nauczą.  Zajęcia prowadzone są przez doświadczonych trenerów, osoby zajmujące wcześniej stanowiska menedżerskie – a więc praktyków. Wiedza jest przedstawiana w praktyczny sposób, obejmujący sporą interakcję z uczestnikami – podczas większości zajęć to właśnie oni wykonują zadania pod okiem wykładowcy, na bieżąco ucząc się wykorzystywać świeżo nabytą wiedzę w praktyce. Interaktywne zajęcia obejmują gry, studia przypadku, filmy, symulacje i dyskusje. Wszystkie te działania mają wspólny cel – sprawić, by nabyta wiedza była od razu gotowa do użycia i pozwalała na większą efektywność od razu po powrocie do pracy. Podczas zajęć omawiane są między innymi takie umiejętności, jak:

  • metody i techniki zarządzania czasem,
  • skuteczność w działaniu,
  • jak efektywnie zarządzać czasem

Nabycie każdej z nich poprawia wydajność i przywraca poczucie kontroli. Omówmy teraz pokrótce każdą z nich.

Metody i techniki zarządzania czasem

Ta część szkolenia poświęcona jest przede wszystkim zasadom pozwalającym na bardziej efektywną pracę. Kursanci uczą się między innymi poprawy samodyscypliny, zarówno planując, jak i realizując zaplanowane zadania. Dzięki opanowaniu technik, którym poświęcona jest ta część szkolenia, możliwe jest wykonywanie zadań w krótszym czasie. Uczestnicy nauczą się planować swój terminarz (z podziałem na dzień, tydzień, miesiąc i rok i towarzyszące im cele), wyznaczać priorytety, które muszą być wykonane zawsze jako pierwsze i unikać sytuacji i zjawisk niepostrzeżenie zabierających cenny czas.

Omawiane są kolejno przyczyny mniejszej efektywności pracy, zarówno na poziomie przedsiębiorstwa, jak i czasu pracy danej osoby. Każdy przykład podlega analizie, w trakcie, której jasne staje się, dlaczego się pojawia, jak można zminimalizować/zlikwidować jego wpływ na organizację czasu, czy wdrożenie zmian nie przyniesie efektów niepożądanych, czy w ogóle opłaca się podejmować zmian i które z proponowanych zmian powinno się wdrożyć, a które bardziej opłaca się pominąć. Opanowanie takiej analizy pozwala na późniejszą ocenę podobnych zjawisk, gdy wystąpią po powrocie do miejsca pracy.

Skuteczność w działaniu a zarządzanie czasem

Podczas tego modułu uczestnicy nie tylko dowiedzą się, jak istotne jest nie tylko lepsze planowanie zadań i wyznaczanie priorytetów, ale również jak wykorzystywać efektywniej poświęcany czas. Dowiedzą się czegoś więcej m.in. o zasadzie Pareto i jej wpływie na efektywność zadań, nauczą się wykorzystywać ją w praktyce, a także przećwiczą w praktyce wyszukiwanie w swoim życiu kolejnych obszarów, które mogą zostać zoptymalizowane właśnie przez jej zastosowanie.

Kursanci zapoznają się również z algorytmem, pozwalającym usprawnić proces planowania i organizowania niezbędnych do wykonania każdego pojedynczego wyzwania, przed którym staną. Nauczą się między innymi zbierać i analizować informacje, organizować sprawy, również pod kątem doboru zadań i czasu i metody ich rozwiązania, jak również opanują przebieg schematu decyzyjnego.

Jak efektywnie zarządzać czasem

W tej części nacisk kładzie się na zwalczanie zakotwiczonego w nas nawyku prokastynacji oraz zrozumienia, jakie mechanizmy wpływają u każdego na jego wystąpienie. Indywidualnie opracowuje się strategię do zmiany tej sytuacji oraz wskazuje na metody pozwalające ulepszyć silną wolę, niezbędną w poprawieniu swojej wydajności. Obejmuje on również naukę koncentracji, której usprawnienie pozwala nawet na 30% lepsze efekty przy takiej samej ilości czasu. Omawiane są również sytuacje, które potencjalnie mogą wybijać z właściwego toru i przyczyniać się do rozproszenia na mniej ważne zadania. Omówiona jest także wielozadaniowość – uczestnicy starają się ustalić, czy pomaga on, czy raczej szkodzi w pracy.